Transcript of [ro] How To Avoid Zoom fatigue? - Q&A with Manuel Pistner & Daniel Guaper.mp4

Bună ziua și bine ați venit la Virtual Frontier, podcastul despre echipele virtuale creat de o echipă virtuală. Disclaimer, toate interviurile noastre sunt realizate virtual, eu sunt Daniel, gazda voastră și fac parte din echipa de aici, de la Virtual Frontier. Subiectul de astăzi al sesiunii noastre de întrebări și răspunsuri este cum să evitați oboseala Zoom. Mulți dintre noi am petrecut în ultimele două luni, o cantitate enormă de timp în apeluri video Online și acest lucru de foarte obositor.

Chiar și Eric Yuan, directorul executiv al Zoom, a mărturisit că se simte uneori obosit după un an de utilizare extensivă a propriului instrument. Așadar, ce s-ar putea face în această privință? De ce fel de cultură și cadru de ședință avem nevoie pentru a evita această oboseală a ședințelor și avem cu adevărat nevoie de toate aceste ședințe maraton? Haideți să aflăm în cea de-a doua sesiune de întrebări și răspunsuri. Dacă vă place să arătați abonați-vă pe YouTube, revăzut pe podcastul nostru, urmăriți-ne pe Spotify, Stitcher, Amazon music sau orice altă platformă pe care vă place pentru podcasting sau link-uri pe care le puteți găsi mai jos în descriere.

Deci, fără alte introduceri, să ne scufundăm în cea de-a doua mare sau sesiune de întrebări și răspunsuri la Virtual Frontier. Bucurați-vă de conversație.

Bună, Manuel. Vă mulțumim foarte mult pentru că sunteți alături de noi astăzi la cea de-a doua rundă de întrebări și răspunsuri aici, la Virtual Frontier. Mă bucur foarte mult să te avem din nou alături de noi. Astăzi vreau să vă vorbesc despre un subiect interesant, urgent și în creștere, despre oboseala Zoom cu care se confruntă atât de mulți oameni în acest moment, obosindu-se pur și simplu de o mulțime de întâlniri video și sărind de la o întâlnire la alta.

Și vreau să vă vorbesc puțin despre cum gestionați acest lucru și care sunt posibilele soluții pentru a nu mai fi în apeluri video poate tot timpul sau cum să gestionați aceste apeluri video și întâlniri sincronizate, dacă le aveți în primul rând. Deci, prima întrebare, câte ore ai petrecut săptămâna trecută în întâlniri video, Manuel?

Da. Bună, mă bucur să te am aici. Sunt entuziasmat de acest subiect, deoarece văd că mulți oameni sunt preocupați de creșterea timpului de comunicare și de apelurile video obositoare. Cât timp am petrecut săptămâna trecută în apeluri video. Aș spune că două ore pe zi, deci în total, 10 ore, da.

V-ați simțit obosit după zece ore?

Nu, vreau să spun, două ore pe zi este foarte bine. Eu vin de pe vremea când aveam de la opt până la 12 ore pe zi de apeluri video. Sunt absolut fericită și recunoscătoare că petrec doar două ore pe zi în apeluri video. Pentru că asta nu mă obosește. Dar dacă ar fi trebuit să petrec mai mult, da, cu siguranță. Aș sta la masă și urechile și obrajii mi s-ar înroși. Soția mea m-ar întreba, oh, ce ai făcut azi?

Iar eu, de obicei, trebuie să spun că habar nu am. Pur și simplu mi-am petrecut tot timpul în apeluri video. Mă bucur că nu mai este așa.

Am să vă întreb mai târziu cum ați reușit să reduceți atât de drastic acest lucru, vorbind doar de numărul de ore pe zi sau pe săptămână. Atunci când avem, de exemplu, acele ședințe, și cred că aceasta este deja o cheie pentru a reduce numărul de ore pe care le petreceți pe zi în ședințe video. De ce vă ocupați înainte de a începe o ședință sau înainte de a intra într-o ședință în cadrul unui apel video sau, probabil, cum vă pregătiți în primul rând sau decideți dacă veți face un apel video sau probabil aveți o soluție diferită pentru a rezolva ceva?

Da, cu siguranță este o întrebare bună. Când mă uit în urmă, motivul pentru care am avut atât de multe apeluri video în trecut este că, știți, atunci când oamenii au o problemă, prima intenție este că avem nevoie de o întâlnire. În loc să stăm jos și să încercăm să înțelegem care este exact problema și ce întrebări au legate de problemă. În mod obișnuit, oamenii nu fac asta. Pur și simplu cer o întâlnire sau creează un e-mail cu vreo 10 persoane în copie carbon doar pentru a-i ține pe toți la curent.

Dar asta nu face decât să creeze zgomot. Asta creează zgomot, asta creează stres, asta creează mai multă sarcină de comunicare. Și dacă vă uitați la majoritatea ședințelor, rezultatul unei ședințe este doar o altă ședință, pentru că lucrurile tot nu sunt clare. Așadar, atunci când mă alătur unei ședințe, trebuie să am grijă ca mai întâi să pot contribui cu adevărat cu ceva, cu ceva valoare la această ședință. Pentru a înțelege dacă pot face acest lucru, am nevoie de o agendă.

Dacă nu am o agendă, refuz întâlnirea. Iar ordinea de zi ar trebui să fie în așa fel încât să existe întrebări în ordinea de zi. Pentru că de aceea avem nevoie de o întâlnire. Dacă cineva doar scrie în invitația din calendar și trebuie să vorbim despre orice. Eu nu fac asta, pentru că a vorbi poate fi o intenție pentru a ne conecta la nivel uman cu oamenii, atunci putem vorbi dacă vrei să ne întâlnim. Hai să facem asta seara, să bem bere, să socializăm, doar să vorbim.

Este în totalitate în regulă. Dar să ai o întâlnire doar pentru a vorbi despre ceva care este o intenție greșită. Vrei să ai o întâlnire cu un scop clar, pentru a rezolva o problemă specifică sau pentru a primi răspunsuri la întrebări specifice. Și pentru a avea acest scop, trebuie să vă pregătiți întrebările. Și apoi, lucrul bun este, și așa se face acest pod, cum îmi reduc eu ședințele, că atunci când cineva scrie întrebările în ordinea de zi, eu pot răspunde pur și simplu la aceste întrebări.

Fie trimit un mesaj video sau un mesaj vocal, fie trimit răspunsul în Slack. Acest tip de comunicare structurată, combinată cu comunicarea asincronă care este susținută de tehnologie, face ca întreaga cultură a reuniunilor să fie mult mai eficientă. Iar partea bună este că oamenii primesc răspunsurile mai repede. Așadar, a avea o bună pregătire înainte de o ședință este crucială pentru a mă înscrie. Iar dacă este vorba doar de o ședință în care oamenii raportează o situație, puteți face acest lucru cu un Check in asincron.

Pur și simplu oferind fie poate fi un formular Google Form , poate fi Microsoft din orice fel de forum în care pur și simplu cereți KPI și faptele care contează. Și apoi puteți decide dacă mai doriți să aveți o întâlnire și să purtați o conversație în jurul acestor fapte. Ceea ce se întâmplă în majoritatea ședințelor este că oamenii vin total nepregătiți. Și asta este o pierdere de timp.

Da, asta e chiar cel mai rău. Și îmi amintesc că, în trecutul nostru, acum câțiva ani, a fost la fel: "Vreau să mă întâlnesc cu tine, am programat o întâlnire în agenda mea și te-am rugat, și probabil că ai fi acceptat, dacă ai fi avut timp liber. Și ceea ce s-a schimbat de-a lungul timpului, pot vedea că acum, dacă vreau cu adevărat o întâlnire cu tine, mă așez și mă gândesc mai întâi la agendă, scriind întrebările și probabil că înainte de a merge la întâlnire, mi-am răspuns deja la propriile întrebări înainte de asta, pentru că mi-am făcut timp să clarific ce vreau să discut cu tine.

Și probabil că nu am nevoie de asta, sau, așa cum tocmai ați menționat, o facem în mod asincron, răspunzând rapid la aceste întrebări pe un canal Slack sau oriunde se potrivește, corect.

Exact. Și imaginați-vă doar ce efect are acest lucru asupra unei întregi organizații, pentru că ceea ce experimentați este realitatea. Dacă te așezi și încerci cu adevărat să clarifici care este întrebarea ta, creierul tău începe să găsească un răspuns. Și, foarte des, primești răspunsul imediat ce îți scrii întrebarea. Iar acest lucru poate reduce atât de multe întâlniri dacă pur și simplu îi forțezi pe oameni să se gândească mai întâi la întrebările pe care le au. Iar dacă nu găsesc soluția, este în totalitate în regulă să aibă o întâlnire.

Dar nu este în regulă să ai o întâlnire pentru că ești prea leneș să te gândești la problema ta. Nu este respectuos față de timpul meu.

Știi, cred că acesta este cuvântul cheie, ca și cum am avea respect pentru timpul pe care îl avem unul pentru celălalt, da. Și atunci când vă întâlniți să faceți lucrurile cum trebuie, nu doar să stați în aceeași sală de ședințe sau în aceeași sală Zoom și să discutați despre un subiect X Y. Sunt complet de acord cu asta. Cum vă stabiliți propriile limite atunci când vine vorba de durata unei ședințe sau de durata întâlnirii? Probabil că, cel mai adesea, puteți găsi întâlniri care durează două ore, două ore și jumătate, întâlniri maraton în care oamenii se află în aceeași cameră, dar cum vă gestionați propriile întâlniri și programe?

Adică, ultima dată cred că a fost acum două luni. Și, de asemenea, faceți parte dintr-o mare echipă virtuală. Avem cu peste 130 sau 150 de freelanceri în șaizeci și șapte de țări. Și acum trei sau patru luni, am avut o întâlnire care a durat de fapt peste patru ore, dar nu avea legătură cu munca. A fost doar pentru a ne reuni. Și apoi oamenii au început dintr-o dată să bea bere împreună, etc. Adică, a fost o petrecere virtuală, nu?

A fost o întâlnire care a durat, cred, patru ore și jumătate. Dar la întâlnirile de afaceri, încerc maximum o oră. Nu particip niciodată la o întâlnire care durează mai mult de o oră. Primesc invitații pentru întâlniri care durează trei ore și chiar mai rău, trei ore cu șase persoane. Ceea ce arată că nimeni nu își asumă cu adevărat responsabilitatea pentru subiect. Pentru că, dacă o persoană își asumă Proprietatea asupra subiectului, aceasta poate pregăti ceva.

Această persoană poate începe să facă sugestii și să lucreze la subiect și apoi să ajungă în mod specific la persoanele care ar trebui să ofere contribuții și să contribuie la subiect și apoi să aibă doar o întâlnire de 30 de minute, astfel încât toată lumea să o vadă și să o prezinte tuturor și să primească feedback în direct. Dar dacă toată lumea stă două ore la o ședință, înseamnă că nimeni nu își asumă responsabilitatea și va fi doar o ședință de bla, bla, bla, bla, fără niciun rezultat.

Deci, da, întâlniri pregătite. Apoi, o persoană trebuie să își asume responsabilitatea pentru subiect, să pună întrebări specifice persoanelor care ar trebui să contribuie și apoi să aibă o ședință de 30 până la maximum 60 de minute doar pentru a finaliza lucrurile. Și sunt întru totul de acord că, atunci când ai lucruri complexe, în care ai nevoie de experți diferiți, cu expertiză diferită, care să contribuie din unghiuri diferite la o soluție, atunci este mai ușor să faci acest lucru în cadrul unei conversații live, pentru că este pur și simplu mai rapid.

Dar asta nu înseamnă că, pentru orice fel de muncă, aveți nevoie de o întâlnire pe viață, pentru orice fel de problemă, aveți nevoie de o întâlnire pe viață. Cu siguranță nu este necesar.

Știi, și probabil că dacă ai probleme complexe pe care trebuie să le discuți în direct, ar putea fi o soluție care să te ajute să împarți acele întâlniri în bucăți mai mici și să nu mai ai acele întâlniri maraton cu zeci de oameni într-o singură cameră și să nu ai un rezultat. Cred că, chiar și în cadrul întâlnirilor din lumea fizică reală, dacă ai întâlniri de genul celor în care 20 de persoane sunt într-o singură cameră, nu înseamnă că toată lumea muncește și în acel moment este foarte eficientă și face lucrurile.

Este mai degrabă ca și cum aș fi acolo și aș urmări ce se întâmplă. Dar asta mă duce la următoarea întrebare, la ce fel de întâlniri ar trebui să participi și, probabil, când este momentul să pleci de la o întâlnire.

Da, am în minte un comentariu al lui Elon Musk, care spune că atunci când are loc o ședință aici și nu vede nimic bun, părăsește ședința. Nu știu cum se descurcă el din punct de vedere tehnic, dar acolo vreau să ajung.

Da. Asta face un total atunci. Deci, la ce întâlniri mă înscriu. Am spus deja că, dacă văd întrebările, ordinea de zi și simt că pot contribui la ele, mă voi alătura cu plăcere. Dacă văd o ședință la care sunt invitați oameni și nu există o ordine de zi, nu mă voi alătura. Dar cât timp aș sta în ședință, cu siguranță după 15 minute, întreb dacă cineva are nevoie de mine, dacă nu am contribuit cu nimic și apoi plec.

Adică, e posibil chiar să înregistrați ședința ca să o pot revedea mai târziu, dacă e online. Dar în majoritatea ședințelor, ceea ce contează este doar rezultatul. Așa că eu cred că nu este nevoie ca atât de mulți oameni să se alăture ședinței dacă cei care chiar trebuie să se alăture ședinței lucrează la un rezultat specific care poate fi transmis altor persoane care au nevoie de acest rezultat. Dar asta nu înseamnă că toată lumea trebuie să participe la reuniune. Este vorba doar de o comunicare structurată și precisă, în loc de lungi, bla, bla, bla, bla, fără nicio intenție de a crea o soluție pentru ceva.

Cred că acest lucru se referă, de asemenea, la faptul că mulți lideri sau proprietari văd probabil aceste tipuri de întâlniri ca pe un fel de înlocuitor pentru a vedea ce fac angajații sau colegii lor, ce ați răspunde la asta? Ca și cum ați prelua controlul din lumea fizică reală în lumea virtuală.

Este ceva la care nu m-am gândit niciodată. Dar am auzit-o destul de des. Și sunt absolut de acord, pentru că, atunci când toată lumea lucra într-un birou, stilul tipic de conducere prin plimbare era cel aplicat de majoritatea liderilor. Doar verificând, OK, persoana care stă la birou și tastează la calculator trebuie să fie productivă. Dar asta e o prostie. Adică, nu înseamnă că dacă cineva stă în fața calculatorului și tastează ceva, înseamnă că această persoană face munca și nici că este eficientă sau eficace.

Deci, în mod clar, acesta nu este un indicator care să măsoare progresul și eficiența în funcție de rezultate, ci de rezultatele pe care persoana le creează. Dar sunt de acord, da, că majoritatea managerilor sunt obișnuiți să își controleze lucrurile prin management, prin plimbare. Cred că au avut un sentiment de lipsă de control atunci când au început să lucreze de la distanță și de aceea au fost implicați în multe apeluri video. Deci da, ar putea fi o intenție de a controla ceea ce fac oamenii și de a satisface nevoia de control.

Pentru că o mulțime de control este un sentiment foarte neplăcut, mai ales pentru manageri, dacă ești responsabil și răspunzător pentru o echipă și acum, dintr-o dată, stai acasă și te întrebi: OK, ce face toată lumea? Tu faci ceva? Eu sunt responsabil pentru tot. Dacă nu fac treabă, îmi vine să dau cu capul de pământ. Așa că, da, de aceea cred că se compensează pentru asta. Și cred că acum vedem asta. Cred că mulți se adaptează la un stil de conducere diferit, în loc să conducă prin disponibilitate, că lumea trece la conducerea prin rezultate și atunci sunt necesare mai puține întâlniri.

Corect, și chiar dacă ești genul de om care ține la control, ar trebui să iei în considerare faptul că acele ședințe lungi în care încerci să obții un nivel de prezență măsurat prin prezență mai degrabă decât prin rezultate, îți stresezi colegii sau angajatorii, deoarece aceste ședințe lungi într-o ședință virtuală sunt stresante pentru ochi și minte, pentru că este ceva nenatural. Așa că, știți, chiar ar trebui să încercați să vă mențineți la nivelul necesar și să faceți lucrurile mai degrabă decât să stați și să vă uitați la ce fac colegii sau angajații sau subordonații dvs.

Da, există chiar o perspectivă foarte interesantă pe care ți-o oferă numărul de întâlniri,. Pentru că poți vedea numărul de ședințe ca pe un indicator al gradului de claritate care lipsește în organizația ta. Și cât de ineficient funcționează totul. Pentru că dacă totul ar fi clar, dacă toată lumea ar ști ce trebuie să facă sau, mai important, pentru ce rezultate lucrează, nu ar mai fi necesare întâlniri. Așa că dacă stai în ședințe opt ore pe zi, cred că este o investiție mai bună să nu participi la o ședință, ci să analizezi unde a rămas toată această claritate pe drum, unde le lipsește oamenilor această claritate și ce poți face pentru a oferi mai multă claritate.

Și, de obicei, se reduce la primul lucru important este. Obțineți o descriere clară a rolului, astfel încât oamenii să știe pe baza rezultatelor pentru care ar trebui să lucreze, pe baza responsabilităților și responsabilităților lor, iar apoi oferiți claritate rolului. Aceasta este o parte importantă a conducerii. Acesta este nucleul sistemului dvs. de conducere, să existe roluri clare și ca fiecare rol să fie aliniat cu scopul echipei, care este aliniat cu scopul afacerii. Odată ce oferiți această claritate, cred că întreaga organizație poate lucra mai eficient.

Și, cel mai important, întreaga echipă și membrii individuali ai acesteia pot lucra mult mai independent, cu auto-determinare, iar acesta este începutul construirii unor echipe care se autogestionează. Dar fără claritate, nu există echipe de management sigur. Aveți întotdeauna nevoie de un manager care să le spună celorlalți oameni din afacere ce trebuie să facă. Iar asta este cel mai stresant pentru manager, pentru că, fără ca managerul să le spună oamenilor ce să facă, nimeni nu face nimic.

Cred că ședințele sunt o bună oglindă a eficienței cu care funcționează organizația dumneavoastră și unde puteți îmbunătăți eficiența cu mai multă claritate.

Da, sunt complet de acord cu asta. Cred că am abordat acest subiect pentru astăzi, destul de bine pe câteva perspective foarte interesante, una despre cum putem fi mai bine organizați sau despre structurile întâlnirilor online și cum putem obține mai mult din aceste întâlniri atunci când ne întâlnim în persoană și în mediul virtual. Vă mulțumesc foarte mult pentru timpul acordat. Și ne vedem săptămâna viitoare cu un nou subiect și noi întrebări.

Da, vă mulțumesc foarte mult. Ne vedem data viitoare. Aveți grijă de voi și să aveți mai puține întâlniri.

Doresc să-i mulțumesc lui Manuel pentru că a participat astăzi la această sesiune de întrebări și răspunsuri și pentru că ne-a împărtășit opiniile sale despre acest subiect foarte actual. Am primit câteva idei noi despre cum să evităm oboseala întâlnirilor. Care sunt motivele care pot cauza o astfel de oboseală și întâlnirile Online și posibilele modalități de a ieși din ea. Sper că și dvs. veți avea parte de noi perspective. Dacă doriți să aflați mai multe despre cum să vă extindeți afacerea în orice moment și să faceți munca mai bună.

Vizitați FlashHub.io/start pentru a avea acces gratuit la afacerea de training. Învățați în acest training gratuit, cum vă puteți construi, dezvolta și scala afacerea cu echipe virtuale și freelanceri globali. Vă puteți abona la Virtual Frontier pe Apple Podcast, Google Play, Stitcher, Spotify, YouTube sau oriunde poate fi găsit podcastul. Și dacă tot sunteți acolo, puteți să ne lăsați o recenzie. Vă rugăm să ne sprijiniți pe noi și pe Pateron, astfel încât să putem continua să îmbunătățim emisiunea și experiența dumneavoastră.

În numele echipei de aici, de la Virtual Frontier, vreau să vă mulțumesc pentru că ne ascultați. Așa că, până la episodul următor, continuați să explorați noi frontiere.